Die wichtigsten Kostentreiber
Ein kurzer Geschäftsbrief nach Vorlage ist anders zu kalkulieren als ein Stapel ungeordneter Belege oder Kanzleidiktate mit engen Fristen. Deshalb sollte ein Angebot die Aufgabe beschreiben, nicht nur eine pauschale Leistungsbezeichnung nennen.
Umfang und Häufigkeit der Aufgaben
Qualität von Vorlagen, Diktaten, Belegen oder Ausgangsdaten
Rückfragebedarf und fachlicher Kontext
Fristen, Vertretungszeiten und gewünschte Reaktionsgeschwindigkeit
Vertraulichkeit, Übergabewege und Dokumentationspflichten
Pauschale, Stundenmodell oder Einzelauftrag
Einzelaufträge eignen sich für klar abgegrenzte Schreib-, Korrektur- oder Organisationsaufgaben. Laufende Unterstützung funktioniert oft besser mit einem abgestimmten Stunden- oder Monatsrahmen, weil Rückfragen, Einarbeitung und Prioritäten planbarer werden.
Kosten richtig bewerten
Vergleichen Sie nicht nur externe Rechnungskosten mit interner Arbeitszeit. Relevant sind auch Unterbrechungen, Liegezeiten, verpasste Fristen, unvollständige Unterlagen und der Aufwand, eine interne Assistenzstelle dauerhaft auszulasten.