Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland schrittweise zur Pflicht im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Unternehmen müssen ab diesem Datum in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen.
Muss ich als Unternehmer auch E-Rechnungen schreiben?
Grundsätzlich erst einmal noch nicht. Ab Januar 2025 gilt zwar die grundsätzliche Verpflichtung inländischer Unternehmer, untereinander E-Rechnungen auszustellen und zu versenden, jedoch hat der Gesetzgeber bis 2027 Übergangsregelungen eingeräumt.
Die Übergangsregelungen beinhalten, dass jedes Unternehmen ab Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen kann und sollte, bis Ende Dezember 2026 aber weiterhin Papier-Rechnungen erstellt und versandt werden dürfen.
Unsererseits wird die Einführung der E-Rechnung empfohlen, denn erstens ist es eine gute Übung und man kennt sich aus, wenn es keinen Weg mehr daran vorbei gibt. Zweitens muss der Rechnungsempfänger zustimmen, wenn noch Rechnungen im alten Format elektronisch versandt werden dürfen, was einen recht hohen bürokratischen Aufwand oder zumindest vermehrte Portokosten nach sich ziehen, weil sie bei Verweigerung der Zustimmung per Post geschickt werden müssen.
ACHTUNG: Der elektronische Versand (z.B. per E-Mail als PDF) bedarf der Einwilligung des Empfängers! Hier muss also eine schriftliche Genehmigung eingeholt werden.
Wann muss ich keine E-Rechnung schreiben?
Drei Beispiele:
- Bei Kleinbeträgen bis 250,00 € brutto gemäß § 33 UStDV
- Als Kleinunternehmer, wenn ich meine Leistungen nach § 34a UStDV erbringe
- Bei Leistungen an juristische Personen, die nicht als Unternehmer agieren, z.B. staatliche Einrichtungen oder nicht unternehmerisch tätige Vereine
Was genau ist eine E- oder ZUGFeRD-Rechnung?
Die E-Rechnung lässt sich optisch erst einmal von einer ganz normalen Papier- oder PDF-Rechnung nicht unterscheiden. Sie sieht also genauso aus, enthält jedoch, neben den normal von uns lesbaren Rechnungsinformationen, einen auf den ersten Blick nicht sichtbaren XML- oder EDIFACT-Datensatz.
Dieser enthält alle Informationen der Rechnung noch einmal in einem Datensatz in einem bestimmten standardisierten Format, der auch von Maschinen lesbar ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann.
Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Der Aufbau muss die gleichen gesetzlichen Pflichtangaben haben wie eine herkömmliche Rechnung. Damit eine (E-)Rechnung umsatzsteuerlich zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten.
Falls kein Buchhaltungsprogramm, wie z.B. DATEV oder LEXWARE verwendet wird, das diese Tools enthält, können spezielle Programme erworben oder auf kostenfreie Anbieter von Rechnungssoftware zurückgegriffen werden. Man kann seine E-Rechnungen auch online erstellen.
Hier ein Beispiel für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung: https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen
Woran erkenne ich eine E-Rechnung?
Es gibt verschiedene Programme, die E-Rechnungen auslesen und prüfen. Ein (bisher) kostenfreies Programm findet man z.B. online unter: https://www.papierkram.de/e-rechnung/e-rechnung-viewer-kostenlos
Soll und kann ich E-Rechnungen noch ausdrucken?
Die ZUGFeRD-Rechnung kann zwar ausgedruckt werden, stellt aber in ausgedruckter Form kein rechtsgültiges Dokument mehr dar. Ein Ausdruck macht daher keinen Sinn, da dieser nicht mehr die Anforderungen an eine revisionssichere Speicherung bzw. eine elektronische Rechnung im Sinne der Gesetzgebung erfüllt, weil die maschinenlesbaren XML-Daten nur in der digitalen Datei enthalten sind.
Wie und wie lange muss ich E-Rechnungen archivieren und aufheben?
E-Rechnungen müssen (wie die alten Rechnungen auch) 10 Jahre aufgehoben werden, allerdings nach sehr viel strengeren Vorschriften und mit höheren Auflagen.
ACHTUNG: Gesetzlich ist für Unternehmen bei E-Rechnungen eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben. D.h., die E-Rechnungen müssen mit Hilfe spezieller Archivierungslösungen gespeichert werden, die u.a. folgenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen müssen:
- Automatische, fortlaufende Protokollierung von eventuellen Änderungen
- Schutz vor Beschädigung, Manipulation oder unbeabsichtigtem Löschen
- Regelmäßige Backups
- Schutz vor Hardwareausfällen sowie Verlust und Zerstörung
Alle Angaben ohne Gewähr für ihre Richtigkeit und Aktualität! BüroService Direkt, Stand 01.01.2025